Vedtægter For den selvejende institution Holmegaard Hallen Disse vedtægter er oprindelig vedtaget den 15. februar 1973 Med ændringer den 8. juni 1978, den 17. april 1986, den 29. maj 1986, den 17. maj 1988, den 29. maj 1990, den 14. juni 2001 og 23. april 2009 og den 28. april 2011 § 1. Institutionens navn er HOLMEGAARD HALLEN og hjemstedet er Næstved kommune. § 2. Institutionens formål er: • At opføre og drive en idrætshal med tilhørende anlæg i Næstved kommune og fremme enhver form for idræt, • At virke som samlingssted for egnens befolkning samt støtte det kurturelle liv på egnen. I medfør af funktion som samlingssted for egnens befolkning erhverver hallens bestyrelse, cafeteriaforpagter eller dens inspektør beværterbevilling med ret til udskænkning af stærke drikke. Halbestyrelsen fastsætter i en instruks de nærmere regler for servering i hallen. Det er tilladt hallens bestyrelse at bestemme, at hallen også kan anvendes til møder, udstillinger, kongresser, koncerter og lignende formål. § 3. Som brugere af den selvejende institution kan optages institutioner og foreninger. Valgbarhed på generalforsamlingen er betinget af bopæl i Næstved kommune. § 4. Generalforsamlingen er hallens øverste myndighed. Hallens brugere samt bestyrelsesmedlemmer hæfter ikke personligt for den institution påhvilende gæld. § 5. Stemmeberettigede på generalforsamlingen er hallens bestyrelse samt medlemmer af foreninger og institutioner, der er brugere af hallen. Institutioner samt foreninger har én stemme for hver påbegyndt 50 tilmeldte medlemmer. Der kan stemmes ved personligt fremmøde, eller ved brug af fuldmagter. § 27. Bestyrelsen bemyndiges dog til at foretage sådanne ændringer i denne vedtægt, som det måtte blive forlangt af de offentlige myndigheder. Ændringer forelægges til orientering for medlemmerne på den førstkommende ordinære generalforsamling. § 28. Ved vedtagelse af hallens opløsning kræves der tilstedeværelse af mindst halvdelen af medlemmerne. Er dette antal ikke mødt eller repræsenteret, kræves der til vedtagelse af et sådant forslag over ¾ af de mødte eller repræsenterede stemmer. § 29. En vedtagelse på en generalforsamling om hallens opløsning skal godkendes på en ny generalforsamling, der afholdes med mindst 14 dages mellemrum. Indkaldelse til den sidste generalforsamling kan lovligt udsendes samtidig med indkaldelse til den første generalforsamling. Dersom opløsning med fornøden majoritet ikke er vedtaget på begge generalforsamlinger, indkaldes – dersom 2/3 af de på den anden generalforsamling mødte kræver det – til en ny ekstraordinær generalforsamling med mindst 14 dages varsel til medlemmerne, og opløsningen kan da vedtages på denne generalforsamling med almindelig stemmeflerhed. § 30. Generalforsamlingen kan ikke beslutte at ophæve hallen uden først at have givet Næstved kommune adgang til at overtage hallen for de til det pågældende tidspunkt stående prioriteter. Denne bestemmelse kan tinglyses som en servitut på hallens blad i tingbogen. § 31. Opløsningen eller likvidationen sker under ledelse af en eller flere på generalforsamlingen valgte personer. Ved afslutningen af dette arbejde aflægges regnskab over forløbet for forretningen på en særlig generalforsamling. § 21. Slutter et regnskabsår med underskud, søger bestyrelsen udvej til inddækning af dette beløb eventuelt gennem optagelse af forhandlinger med Byrådet herom. § 22. Regnskabet revideres af Kommunernes revisionsafdeling eller af statsautoriseret eller registreret revisor efter hovedbestyrelsens afgørelse. § 23. Det afsluttede regnskab forelægges Byrådet til godkendelse snarest efter generalforsamlingen. § 24. Alle beslutninger på generalforsamlingen – bortset fra beslutninger om vedtægtsændringer og om hallens opløsning – sker ved almindelig stemmeflerhed. Ved valg af flere personer benyttes prioriteret afstemning. Ellers bestemmer dirigenten afstemningsmetoden. Såfremt blot 1 medlem kræver det, skal afstemning og valg foregå skriftligt. Dog foregår personvalg altid skriftligt. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er dog formandens stemme afgørende. § 25. Til vedtagelse af vedtægtsændringer kræves mindst 2/3 majoritet blandt de afgivne stemmer. § 26. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen ønsker det, og skal afholdes når mindst 2/5 af medlemmerne skriftligt forlanger det med opgivelse af dagsorden. Afholdelse skal finde sted inden 6 uger efter påkrav og med mindst 14 dages varsel. § 6. Hallen ledes af en bestyrelse, sammensat af 7-8 medlemmer samt 2 kommunalbestyrelsesvalgte repræsentanter. § 7. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt inden udgangen af juni måned. Indvarslingen skal ske med mindst 4 ugers varsel. Dagsordenen for generalforsamlingen er således: 1. Valg af dirigent og stemmetællere. 2. Formandens beretning. 3. Forelæggelse af det reviderede regnskab. 4. Indkomne forslag. 5. Valg af formand for hovedbestyrelsen – ulige år. 6. Valg af kasserer – lige år. 7. Valg til bestyrelsen. 9. Valg af 2 revisorer for 1 år. 10. Eventuelt Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal indsendes skriftligt til formanden senest 14 dage før generalforsamlingen. § 8. Generalforsamlingens beslutninger er endelige og kan ikke indbringes for domstolene. § 9. Der må i hallens bestyrelse ikke indvælges personer, der af Dansk Idræts Forbunds ordens- og amatørudvalg er udelukket fra overhovedet at beklæde bestyrelseshverv inden for Dansk Idræts Forbunds område. § 10. Bestyrelsen øver det umiddelbare tilsyn med hallens kasse- og regnskabsvæsen, herunder en halinspektørs forretninger. Bestyrelsen påser, at hallens indtægter indgår til rette tid, og at hallens lovlige påhvilede udgifter afholdes rettidigt og uden unødig omkostning for hallen. Bestyrelsen har i det hele indseende med alle financielle forhold, der vedrører hallen. Bestyrelsens opgaver er, gennem møder hver måned eller efter behov, at lede hallens drift, herunder hallens driftsbudget/-regnskab, halinspektør, cafeteriaforpagter og lignende. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden. Forretningsordenen skal indeholde bestemmelser om udlejning af lokaler, kort- og langsigtet planlægning for drift og vedligeholdelse. Ved større driftsøkonomiske engagementer udover det budgetterede skal dette/disse godkendes i hovedbestyrelsen. § 11. HOLMEGAARD HALLEN tegnes af formanden samt et bestyrelsesmedlem, sammen med kassereren. Kassereren har ansvaret for udarbejdelsen af samlede budgetter og regnskaber for samtlige aktiviteter under den selvejende institution HOLMEGAARD HALLEN. Budgetter og regnskaber skal godkendes af hovedbestyrelsen, inden de overgives til revision. § 13. Bestyrelsen afholder møde mindst 4 gange årligt eller i øvrigt, når formanden ønsker det, eller 4 bestyrelsesmedlemmer fremsætter begæring herom. Formanden foranlediger, at der senest 3 dage inden et ordinært mødes afholdelse tilstilles hvert af bestyrelsens medlemmer en dagsorden. § 14. Bestyrelsen skal lede hallen efter sunde, økonomiske og forretningsmæssige principper under hensyntagen til de forskellige formål, hallen har. Bestyrelsen fastsætter den betaling, der skal ydes for hvert enkelt afbenyttelse af de forskellige lokaliteter. § 15. Medlemskontingentet foreslås af bestyrelsen og vedtages på generalforsamlingen. § 16. Hvert af de to af kommunalbestyrelsen udpegede medlemmer har vetoret overfor en beslutning, som drejer sig om økonomiske dispositioner, såfremt disse andrager et beløb, der kan påvirke hallens økonomiske grundlag. Det pågældende spørgsmål indbringes herefter for Næstved Byråd, hvis afgørelse bestyrelsen i så tilfælde må bøje sig for. § 17 Køb og salg samt pantsætning af fast ejendom skal godkendes af bestyrelsen, og skøder, pantebreve, gældsbeviser eller andre forpligtende dokumenter, som udstedes, skal underskrives af hele bestyrelsen. Såfremt der af det offentlige er afgivet kommunegaranti eller sikkerhedsstillelse, skal Byrådets godkendelse af de anført dispositioner indhentes. Andragender herom til Byrådet skal vedlægges sagens dokumenter samt udskrift af hallens forhandlingsprotokol. § 18. Mødereferat udsendes senest 8 dage efter ethvert bestyrelsesmøde. Referatet godkendes på næste møde, dog således at eventuelle indsigelser skal fremsendes til formanden senest 14 dage efter mødet. § 19. Referat af generalforsamlingen udfærdiges af bestyrelsens sekretær, underskrives af dirigenten og indsættes i en forhandlingsprotokol, autoriseret dertil af formanden. § 20. Hallens regnskab går fra den 1. januar til den 31. december. Der føres et detailleret regnskab over hallens indtægter og udgifter, og der udfærdiges status over hallens aktiver og passiver pr. 31. december. § 32. Et eventuelt overskud – efter omkostningerne ved hallens opløsning og hallens gæld er betalt – tilfalder kommunen til fremme af kulturelle formål i Næstved kommune. § 33. Da Næstved kommune har investeret betydelige beløb i hallen og selvsagt er interesseret i den fortsatte beståen, vil der være at tinglyse deklaration til fordel for Næstved kommune gående ud på, at hallen ikke må afhændes eller pantsættes udover offentlige midler (kredit- /hypoteksforening, reallånefond eller anerkendt bank eller sparekasse) uden Byrådets samtykke. Holmegaard Hallen, den 28. april 2011